Die YoloWorks! Beschäftigungs- und Business-Services sind eine gemeinsame Partnerschaft des Yolo County Workforce Innovation Boards, der Yolo County Health and Human Services und des American Job Centers of California (YoloWorks! Career Centers).

Sie sind der führende Anbieter von Dienstleistungen für Unternehmen und Arbeitssuchende in der Region Yolo County in Nordkalifornien, das mehr als 200.000 Einwohner hat und in dem viele Abteilungen und Büros des Staates Kalifornien angesiedelt sind.

Ihr Ziel ist es, Menschen dabei zu helfen, Arbeit zu finden, zu bekommen und zu behalten und Unternehmen dabei zu helfen, die Fachkräfte einzustellen, die sie brauchen, um erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Herausforderung

Eine virtuelle Karrieremesse für über 2000 Arbeitssuchende und mehr als 40 ausstellende Arbeitgeber in nur zwei Wochen organisieren 

Erika Johnson (HHSA Programmkoordinatorin bei YoloWorks!) erkannte die Notwendigkeit, die Digitalisierung aufgrund von COVID-19 zu beschleunigen, und dass virtuelle Veranstaltungen dazu beitragen, eine größere Inklusivität für Arbeitssuchende zu erreichen, die sich über ein großes geografisches Gebiet verteilen. Daher machte sie sich auf die Suche nach einer Online-Plattform, die ihren Recruiting-spezifischen Veranstaltungsbedürfnissen gerecht werden konnte.

Angetan von der Benutzerfreundlichkeit, der unvergleichlichen Interaktivität, dem umfangreichen Employer Branding und den Funktionen zur Verwaltung von Talentdaten, entschied sich YoloWorks! für Talentspace, um seine Veranstaltungen durchzuführen. Den Anfang machte der State of California Administrative Pathways Virtual Career Fair (Virtuelle Karrieremesse „Adminstrative Wege" des Bundesstaates Kalifornien).

Der erste Schritt zur Schaffung einer erfolgreichen Online-Veranstaltung war das Onboarding von Erica und ihrem Team auf der Plattform zusammen mit CalHR und der Sacramento Employment and Training Agency (Behörde für Beschäftigung und Ausbildung), die Mitorganisatoren der Veranstaltung waren. Es folgten Orientierungen für alle Mitarbeiter des State Departments, die an der Veranstaltung teilnehmen würden. Diese wurden effektiv von YoloWorks! engagiertem Talentspace Customer Success-Manager (CSM), Max, abgedeckt, der gründliche Trainingseinheiten und fortlaufende Unterstützung bot.

„Talentspace hat alle unsere Erwartungen an eine virtuelle Jobmesse-Plattform übertroffen. Sie bot uns nicht nur die Möglichkeit, Events zu veranstalten, sondern auch als Portal für Arbeitgeber zu dienen, um Profile von Jobsuchenden vor und nach dem Event zu durchsuchen. Wir hätten nie erwartet, dass das System alle verfügbaren Funktionen und ein so elegantes Design haben würde. Es war einfach, sich mit der Plattform vertraut zu machen, und der Kundenservice ermöglichte es uns, alle unsere Fragen zeitnah zu beantworten, während wir lernten, uns im System zurechtzufinden. Wir freuen uns darauf, das System für zukünftige virtuelle und hybride Veranstaltungen zu nutzen, um sicherzustellen, dass wir die Arbeitssuchenden auf verschiedenen Wegen erreichen."

—- Erica Johnson, Programmkoordinatorin der Health and Human Services Agency bei YoloWorks!

Auf hohem Niveau gestartet

Die fantastische organisatorische Arbeit von Erica und ihrem Team, unterstützt durch ihren Customer Success-Manager, führte dazu, dass die Veranstaltung in nur zwei Wochen mit 44 ausstellenden Arbeitgebern und mehr als 2000 registrierten Arbeitssuchenden durchgeführt werden konnte. Tatsächlich wurde die Veranstaltung nach der Einführung für die Plattform am Morgen auf Talentspace erstellt und alle staatlichen Abteilungen wurden am Ende desselben Tages eingeladen. Der gesamte Prozess der Event-Einrichtung war so einfach, dass YoloWorks! bereits vor diesem Event das nächste Event, das 3 Wochen später stattfinden sollte, eingerichtet hatte!

Um die Veranstaltung zu promoten, wurde die California State Virtual Career Fair im lokalen Fernsehsender Good Day Sacramento und Univision vorgestellt, was sicherlich zu der erstaunlichen Beteiligung an der Veranstaltung beitrug! Sehen Sie sich das Video unten an.

The Event

Eine Veranstaltung, die aus flexiblen Formaten besteht

Aufgrund der Flexibilität von Talentspace, Veranstaltungen von klein bis groß durchzuführen, können Organisatoren die verschiedenen Interaktionsformate (Live-Booths, 1-1-Chats, Speeches und Sessions) mischen und aufeinander abstimmen. Somit können sie einen individuellen Zeitplan erstellen, der eine Vielzahl von Veranstaltungen ermöglicht. In diesem Fall entschied sich YoloWorks! dafür, zwei aufeinanderfolgende Speeches zu halten und 44 Live-Booths gleichzeitig laufen zu lassen. 

2 Vorbereitungs-Sessions + 44 Abteilungs-Live-Booths = perfektes Setup

Bei den Speeches handelte es sich um informative Seminare mit dem Titel "How to Begin Your State Career Seminar" ("So beginnen Sie Ihr State Career-Seminar"), in denen Themen wie die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche und der Einstellungsprozess für den Staat Kalifornien behandelt wurden. Diese sollten Arbeitssuchende mit dem Wissen ausstatten, das ihnen helfen würde, im staatlichen Bewerbungsprozess erfolgreich zu sein.

Die Live-Stände wurden von einer breiten und vielseitigen Palette von Abteilungen gehostet, vom California Secretary of State (kalifornischen Staatssekretär) oder der California Environmental Protection Agency (kalifornischen Umweltschutzbehörde) bis zum Department of Justice (Justizministerium). Das "Drop-in"-Programmformat ermöglichte es den Mitarbeitern der Ministerien und den Arbeitssuchenden, persönlich zu interagieren und per Video in Kontakt zu treten.  

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Das Ergebnis

Die Interaktion geht weiter

Auch nach dem Ende der Veranstaltung haben die teilnehmenden staatlichen Stellen noch vollen Zugriff auf die Talentdatenbank. So können sie die exportierbaren Profile der über 2.000 Teilnehmer, die sich für die Veranstaltung angemeldet haben, durchsuchen und filtern. Diese enthalten aufschlussreiche Informationen wie Lebenslauf, gewünschte Beschäftigungsart, aktuelle Universität, interessierte Bereiche und Branchen, gewünschte Büroumgebung und mehr.

Mit Event-Analysen messen, was zählt

Darüber hinaus bietet Talentspace einen automatisch generierten Post-Event-Analytics-Report, der quantitative Daten zeigt, z.B. wie viele Jobsuchende welche Live-Booths oder Speeches besucht haben und wie lange. Die Case-Manager konnten sehen, was bestimmte Personen tatsächlich getan haben und mit wem sie auf der Veranstaltung in Kontakt getreten sind, was es ihnen ermöglichte, ihre Beratung und Unterstützung besser anzupassen. Insgesamt waren diese Zahlen für die Organisatoren von YoloWorks! sehr hilfreich, um das Engagement bei der Veranstaltung auf einer sinnvollen Ebene zu verstehen und zu messen. 

Ein Blick in die Zukunft

Dank Talentspace ist Yolo County nun in der Lage, häufiger und gezielter Job-Events zu veranstalten, die von Karrieremessen bis hin zu gezielten Informationsveranstaltungen für Bewerber reichen und letztendlich eine tiefere Verbindung zwischen Arbeitgebern und Arbeitssuchenden in einem größeren Rahmen ermöglichen.