How to Staff Your Online Recruiting Event | Talentspace

Geschrieben von Jason Reich | 09.04.2021 12:27:30

Sie sind nur so gut wie Ihr Team. Bei Recruiting-Events gilt dies doppelt. Verlasse Sie sich darauf, dass Ihre Kollegen die Veranstaltung so reibungslos wie möglich ablaufen lassen, von der Registrierung über die Ankunft und das Networking bis hin zu den Reden und der Nachbereitung des Events. Die meisten von uns in der Branche haben eine ziemlich gute Vorstellung davon, was ein gutes Team ausmacht. Aber der Wechsel zu Online-Recruiting-Events bedeutet, dass wir alles ändern oder zumindest neu anpassen müssen. Es ist an der Zeit, einen genauen Blick auf die Art des Teams zu werfen, das Sie für die Durchführung eines online recruiting events. zusammenwürfeln.

Egal, ob Sie eine mehrtägige Veranstaltung mit mehr als tausend Teilnehmenden oder einfach nur einen intimen Workshop mit zehn Personen veranstalten, die allgemeine Struktur Ihres Teams sollte gleich bleiben, allerdings mit mehr oder weniger zusätzlichen Ressourcen ausgestattet werden. Stellen Sie sich Ihr Team in Form von Abteilungen vor: eine Abteilung (z. B. "Programmierung") kann aus einer Person oder 20 Personen bestehen.

Kommunikation

Je nach Arbeitsaufwand und Zusammensetzung Ihres Teams sollte ein Teammitglied für die Kommunikation mit den Teilnehmern und ein anderes für die Kommunikation mit den Arbeitgebern Ihrer Veranstaltung zuständig sein. Bei größeren Veranstaltungen müssen Sie Ihr Kommunikationsteam aufstocken.

Die Kommunikation kann Werbemaßnahmen wie Aktivitäten in den sozialen Medien, Flyer (in Papierform oder digital), Werbung, Pressemitteilungen, Website-Updates und mehr sowie die interne Kommunikation mit Ihren Teilnehmern und Arbeitgebern umfassen.

Ihr Kommunikationsteam sollte idealerweise über eine Ressourcendatenbank mit E-Mails verfügen, die es sowohl im Vorfeld der Veranstaltung als auch während der Veranstaltung selbst und bei der Kommunikation nach der Veranstaltung verwenden kann. Diese E-Mails könnten Aktualisierungen zur Registrierung, Benachrichtigungen zum Zeitplan und Erinnerungen am Tag, an dem die Veranstaltung beginnt, beinhalten. Die Kommunikation ist bei einer Online-Veranstaltung besonders wichtig, da es weniger Möglichkeiten gibt, auf natürliche Weise und persönlich mit Teilnehmern und Arbeitgebern zu interagieren; Sie müssen sicherstellen, dass alle Informationen, die sie benötigen, leicht zugänglich sind oder genau zum richtigen Zeitpunkt in ihren Posteingängen ankommen. Ein strategischer Kommunikationsplan und ein erstklassiges Kommunikationsteam sind der beste Weg, um sicherzustellen, dass jeder genau weiß, wo er wann sein muss und was er zu tun hat.

Logistik, Terminplanung und die bestmögliche Nutzung des "Raums" sind auch in einem Online-Raum immer noch eine wichtige operative Aufgabe.

Vorgänge

InBei einer Offline-Rekrutierungsveranstaltung konzentriert sich Ihr Betriebsteam möglicherweise besonders auf den Veranstaltungsort selbst - Terminplanung, Logistik, Raumanforderungen und mehr. Ein Online-Recruiting-Event erfordert den gleichen operativen Fokus auf Logistik und Raum, aber mit einer Verlagerung auf den virtuellen Raum, in dem Sie arbeiten werden.

Ihr Betriebspersonal sollte die Programmierung ausarbeiten und dabei auf bestimmte Online-Schmerzpunkte achten, wie z. B.: Gibt es zu viele aufeinander aufbauende Sitzungen? Haben die Teilnehmer Zeit, zwischen den Gesprächen eine Pause von ihrem Laptop-Bildschirm zu machen?

Der Betrieb sollte auch noch über den "Raum" der Veranstaltung nachdenken, entscheiden, welche Formate die Veranstaltung braucht, welche technischen Möglichkeiten das Team und die Arbeitgeber brauchen, wer wann in welche Funktionen eingearbeitet werden muss. Logistik, Terminplanung und die bestmögliche Nutzung des "Raums" ist immer noch eine wichtige operative Aufgabe, selbst in einem Online-Raum.
Verbindlichkeit

Ein weiteres Thema, an dem sowohl im Vorfeld als auch während und nach der Veranstaltung gearbeitet werden muss, ist das Engagement, das für eine erfolgreiche Veranstaltung entscheidend ist. Ein gutes Engagement-Team stellt sicher, dass die Teilnehmer zu den Veranstaltungen erscheinen, für die sie sich angemeldet haben, und dass sie das Beste aus dem Tag selbst machen. Sie stellen auch sicher, dass "einmalige" Kunden - ob Teilnehmer oder Arbeitgeber - zu langfristigen Kunden werden, die eine starke Beziehung und Verbindung zu Ihrem Team haben.

Noch einmal: Das eigentliche Problem, das Sie in Bezug auf das Engagement bei einer Online-Veranstaltung beachten sollten, ist die fehlende physische Präsenz. Wenn Sie bei einer Veranstaltung jemanden sehen, der verloren wirkt, ist es einfach genug, auf ihn zuzugehen und ihm den richtigen Weg zu zeigen. Bei einem Online-Event müssen sie auf andere Weise arbeiten. Eine wichtige Aufgabe für ein Online-Engagement-Team ist es, sich frühzeitig mit Metriken auseinanderzusetzen und die Anwesenheit und Anmeldungen für Sitzungen, Vorträge und 1:1-Chats zu überwachen. Ihr Engagement-Team - mit Hilfe des Kommunikationsteams! - könnte diese Metriken nutzen, um Teilnehmer zu erreichen, die die Plattform nicht proaktiv nutzen, und ihnen helfen, sich mit Arbeitgebern zu verbinden, die richtigen Sitzungen zu finden und das Beste aus Ihrer Veranstaltung zu machen.

Fehlerbehebung

Bei jeder Veranstaltung besteht die Möglichkeit, dass etwas schief geht. Bei einer Online-Veranstaltung scheint der Risikofaktor manchmal viel höher zu sein, denn wenn eine Kleinigkeit schief geht, kann es sein, dass ein Teilnehmer oder Arbeitgeber sich entscheidet, seinen Laptop auszuschalten - und damit die Veranstaltung - ganz zu verlassen. Daher ist es wichtig, dass ein engagierter und informierter Teil Ihres Teams aktiv ist und bereit ist, bei allen Problemen zu helfen, die am Veranstaltungstag auftreten, seien sie technischer Natur oder nicht. Diese Teammitglieder können die Ad-hoc-Superhelden sein, deren Zeitplan bewusst frei gehalten wird, damit sie am Tag schnell in Aktion treten können.

Ein Teammitglied sollte sich einlesen und vertraut machen mit FAQs zur Fehlerbehebung für Arbeitgeber während ein anderer die FAQs zur Fehlerbehebung der Teilnehmer im Blick haben sollte. Ein weiteres Teammitglied sollte der Hauptansprechpartner für das Live-Event-Support-Team von Talentspace sein, das sich an Talentspace wenden kann, wenn diese Fehlerbehebungen nicht funktionieren.

Je nach Vertrag bietet Talentspace Live-Event-Support durch unser Expertenteam, das die Plattform in- und auswendig kennt und bei komplizierten technischen Problemen jederzeit einspringen kann.

Selbst unter Ihren spezialisierten und brillanten Teams ist es wichtig, die Tatsache nicht aus den Augen zu verlieren, dass jede erfolgreiche Anstrengung eine Gruppenanstrengung sein wird. Wenn Sie sich aufteilen, stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Abteilungen in ständiger Kommunikation bleiben und jeder eine Vorstellung davon hat, woran andere Leute, außerhalb ihrer eigenen Abteilung, arbeiten. Jedes Team hat seine eigenen Best-Practice-Methoden, um in Kontakt zu bleiben, aber denken Sie an Dinge wie: regelmäßige Meetings und Check-Ins; gemeinsame Projektmanagement-Boards (z. B. Asana oder Trello), die es einfach machen, zu sehen, wo andere in ihrem Workflow sind; zentralisierte Ressourcen und Roadmaps.

Dadurch wird es einfacher, sich abzustimmen, zusammenzuarbeiten und Probleme zu lösen, die mehr als nur die eigene Abteilung betreffen. Das wiederum sorgt dafür, dass Ihre verschiedenen Abteilungen mit Ihren vielen Teammitgliedern ein erfolgreiches Event schaffen.
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Schauen Sie sich unseren Best-Practice-Leitfaden für das Hosting von Online-Events an.

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