Das Onboarding neuer Mitarbeitenden ist zweifellos von entscheidender Bedeutung für eine schnelle und reibungslose Einarbeitung in die Unternehmenskultur und einen einfachen Übergang in ihre Rolle und die Aufgaben, die sie ausführen sollen. Abgesehen davon hilft ein detaillierter und gründlicher Onboarding-Prozess neuen Mitarbeitenden, ihre Jobanforderungen und Verantwortlichkeiten besser und schneller zu verstehen, die Produktivität des Teams zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Doch was erwarten Top-Talente eigentlich vom Onboarding-Prozess? Und was sind die häufigsten Missverständnisse oder Probleme, die Sie vermeiden sollten, um die beste Einarbeitung für neue Mitarbeitenden zu gewährleisten?

Der größte Irrtum, den Unternehmen begehen:  Die Annahme, dass der Onboarding-Prozess am ersten Tag beginnt. Völlig falsch und das Festhalten an einer solchen Denkweise wäre ein Rezept für ein Desaster. Es gibt viele Dinge, die im Vorfeld vorbereitet werden müssen, damit neue Mitarbeitenden die Unterzeichnung ihres Arbeitsvertrags nicht bereuen. Um einen effektiven Onboarding-Prozess zu erleichtern und zu ermöglichen, haben wir den Prozess in vier Phasen unterteilt.

Phase 1: Offer Accepted

Sobald Sie den unterschriebenen Vertrag vom Kandidaten erhalten haben, sollten Sie damit beginnen, den Onboarding-Fahrplan und die Checkliste vorzubereiten und einzurichten.

Je nachdem, wie viel Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag vergeht, sollten Sie Ihren neuen Mitarbeitenden mit regelmäßigen Updates und Check-Ins ansprechen. Wenn Sie Teamveranstaltungen geplant haben, können Sie Ihren zukünftigen Kollegen außerdem einladen, damit er sich schon vor seinem Arbeitsbeginn als Teil des Teams fühlt.

2-3 Wochen vor dem Starttermin:

Ein paar Wochen vor dem ersten Arbeitstag sollten Sie eine Ausstattungsprüfung durchführen, um zu sehen, ob Sie die notwendige technische Ausrüstung (Laptop, Telefon usw.) und Materialien zur Verfügung haben oder ob Sie diese bestellen müssen. Wenn Sie diese Dinge am ersten Tag Ihres neuen Mitarbeitenden nicht zur Verfügung stellen, wirkt das sehr unprofessionell und schlecht vorbereitet von Ihrer Seite.

1-2 Wochen vor dem Starttermin:

Ein paar Wochen vor dem ersten Arbeitstag sollten Sie eine Ausstattungsprüfung durchführen, um zu sehen, ob Sie die notwendige technische Ausrüstung (Laptop, Telefon usw.) und Materialien zur Verfügung haben oder ob Sie diese bestellen müssen. Wenn Sie diese Dinge am ersten Tag Ihres neuen Mitarbeitenden nicht zur Verfügung stellen, wirkt das sehr unprofessionell und schlecht vorbereitet von Ihrer Seite.

1 Tag vor dem Starttermin:

Am Tag vor der Ankunft Ihres neuen Mitarbeitenden sollten Sie den Schreibtisch einrichten und alles in Ordnung bringen. Dazu gehört das Einrichten von technischen Programmen und speziellen Softwareanwendungen, das Vorbereiten von Keycards und anderen Hilfsmitteln, die der Mitarbeitende benötigen wird. Und vergessen Sie nicht, Ihre Kollegen im Front Office über den Neuankömmling zu informieren, damit diese eine angemessene erste Begrüßung und ein Willkommen im Team geben können!

Phase 2: Erster Tag

Am ersten Tag sollten Sie eine Onboarding-Einführungssitzung organisieren, um die wichtigsten Themen und die Onboarding-Checkliste durchzugehen. So stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Kollege alle Hintergrundinformationen und den nötigen Input für ein reibungsloses und effektives Onboarding erhält.

Zu den Themen, die Sie ansprechen sollten, gehören die folgenden:

• Stellen Sie die Vision, die Mission und die Unternehmenswerte des Unternehmens vor.
• Führen Sie einen Rundgang mit Vorstellung der Kollegen und direkten Teammitgliedern durch.
• Besprechen Sie den Zeitplans, die Routinen und die Verantwortlichkeiten des Teams.
• Besprechen Sie die offiziellen Unternehmensrichtlinien.
• Gehen Sie das Firmen-/Mitarbeitendenhandbuch durch.
• Bieten Sie Unterstützung bei der Einrichtung des Laptops (oder bei anderen IT-Problemen) an.

Sie sollten diese Sitzung nutzen, um ein ganzheitliches Bild des Unternehmens zu vermitteln und Ihrem neuen Mitarbeitenden alle Werkzeuge und Informationen an die Hand zu geben, die er braucht, um in seinem neuen Job erfolgreich zu sein.

Phase 3: Erste Woche

Wie Sie vielleicht schon gemerkt haben, ist der Onboarding-Prozess nicht am ersten Tag abgeschlossen. In der ersten Woche sollte der jeweilige Teamleiter damit beginnen, den neuen Mitarbeitenden in seine Hauptverantwortlichkeiten und -aufgaben einzuführen, und auch zur Klärung von Folgefragen oder Unklarheiten zur Verfügung stehen. Der Teamleiter sollte einen Überblick über die Checklisten haben, die der neue Mitarbeitende abarbeiten muss, und dabei helfen, den Prozess voranzubringen. Als Ansprechpartner der Personalabteilung ist es wichtig, sich regelmäßig zu melden, um zu sehen, ob sich der neue Mitarbeitende in seiner neuen Umgebung willkommen fühlt und ob er sich gut einlebt.

Behalten Sie im Auge, wie Ihr neuer Mitarbeitende mit den anderen Teammitgliedern zurechtkommt. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es nicht wie geplant läuft, helfen Sie dabei, 1-on-1-Meetings, Mittagessen oder Kaffeepausen mit wichtigen Kollegen zu planen, um das Eis zu brechen. Und schließlich, wenn Ihr Unternehmen ein Mentorenprogramm hat, vergessen Sie nicht, den neuen Mitarbeitenden mit seinem jeweiligen Mentor zu verbinden. Das ist eine Verbindung, die Sie gleich am ersten Tag herstellen sollten, da sie die Eingliederung in das Unternehmen und das Team erheblich erleichtert.

Planen Sie am Ende der ersten Woche ein Treffen, um herauszufinden, wie er oder sie sich an die neue Position gewöhnt und ob alle Punkte auf der Onboarding-Checkliste abgehakt wurden. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um sich über die beruflichen Ziele des neuen Mitarbeiters auszutauschen und herauszufinden, welche beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten ihn interessieren würden. Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob alle Geräte funktionieren.

Phase 4: Erster Monat

Im besten Fall hat sich Ihr neuer Mitarbeiter gut eingelebt und die ersten Meilensteine, die Sie gemeinsam vereinbart haben, bereits erreicht.

In der vierten Woche sollten Sie das letzte Onboarding-Meeting ansetzen, um den ersten Monat Ihres neuen Mitarbeiters zu überprüfen. Dies ist der Zeitpunkt, um herauszufinden, ob es irgendwelche Herausforderungen gibt und um Feedback zu sammeln, um Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern. Vor dem Meeting sollten Sie sich auch mit dem Mentor des neuen Mitarbeiters treffen, um eine andere Perspektive auf das Onboarding und den Übergang in die neue Rolle zu erhalten. Auf der administrativen Seite können Sie dieses Treffen auch nutzen, um sicherzustellen, dass Ihr Gehaltsabrechnungssystem reibungslos funktioniert.