Wir von Talentspace wissen, wovon wir sprechen, wenn es um Online-Recruiting-Events geht. Wir haben einen Online-Talent-Gipfel für mehr als 1000 Teilnehmer veranstaltet, unsere eigene Online-Recruiting-Event-Plattform aufgebaut und Events für einige der angesehensten Arbeitgeber und akademischen Einrichtungen ausgerichtet.
Wie wir selbst herausgefunden haben, ist es nicht immer einfach, ein Online-Recruiting-Event zu veranstalten. Aber mit unserem Leitfaden für Best Practices kann jeder Veranstalter sein virtuelles Recruiting-Event zu einem Erfolg machen. Egal, ob Sie unsere Plattform nutzen oder nicht, diese Tipps werden Ihnen helfen.
leicht zugänglich und auffindbare Teilnehmerdaten
Ein großer Teil der Arbeit, die mit Online-Events verbunden ist, besteht darin, sicherzustellen, dass sie die Erfahrung einer Offline-Veranstaltung wiedergeben. Aber es gibt auch Vorteile einer Online-Veranstaltung, die nicht möglich sind, wenn alle im selben Raum zusammen sind. Einer davon ist, dass Sie Ihren Arbeitgebern Zugang zu den Informationen der Teilnehmer geben, von der Berufserfahrung bis hin zu den persönlichen Werten: online ist das viel einfacher, als wenn jeder eine Kopie seines eigenen Lebenslaufs mit sich herumträgt.
Ihre Plattform sollte sowohl einen Ort enthalten, an dem die Teilnehmer ihren beruflichen Werdegang und ihre Karriereziele eingeben können, als auch einen Ort, an dem die Arbeitgeber diese Informationen als Einsicht zur Verfügung steht. Wenn die Teilnehmer mit Unternehmen sprechen wollen, haben die Vertreter dieser Unternehmen (die Arbeitgeber) bereits eine gute Vorstellung davon, wer der Teilnehmer ist, was er sucht und ob er zu ihnen passen könnte. Anstatt auf eine externe Seite, z.B. LinkedIn, zu verlinken, können Sie sicherstellen, dass alle Informationen direkt auf Ihrer Plattform zur Verfügung stehen, was Ihre Veranstaltung zu einer All-in-One-Quelle für erfolgreiche Recruiting-Events macht. Verbindungen werden schneller hergestellt, Rollen werden leichter besetzt und Gespräche können die Kennenlern-Formalitäten überspringen und zur nächsten Ebene übergehen.
Merken: Machen Sie es Ihren Arbeitgebern leicht, Ihre Teilnehmer kennenzulernen.
Bereiten Sie Ihre Teilnehmenden vor der eigentlichen Veranstaltung vor
Teilnehmende machen sich auf Karrieremessen am besten, wenn sie die Möglichkeit haben, zu recherchieren und sich vorzubereiten. Ihre Fragen sind dann zielgerichteter und ihre Antworten an die Arbeitgeber sind informativer. Um eine erfolgreiche Recruiting-Veranstaltung zu schaffen, ermutigen Sie Ihre Arbeitgeber, Informationen auszufüllen, die für die Teilnehmer nützlich sind, so wie Sie die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre eigenen persönlichen Daten auszufüllen.Ermutigen Sie Ihre Arbeitgeber Informationen zur Verfügung zu stellen, zu Themen wie z. B:
- Auftrag des Unternehmens
- Größe des Unternehmens
- Hauptsitz
- Werte
- Unternehmenskultur
Sie sollten sie auch auf jeden Fall dazu ermutigen, offene Stellen aufzulisten, damit die Teilnehmer bereits am Tag der Veranstaltung gezielter mit ihnen ins Gespräch kommen können. Ein FAQ-Bereich ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, die Teilnehmer mit den Arbeitgebern vertraut zu machen. Auch hier gilt: Stellen Sie sicher, dass die Informationsseiten der Unternehmen für die Teilnehmer ebenso zugänglich sind wie für die Arbeitgeber selbst.
Merken: Machen Sie es Ihren Teilnehmern leicht, Ihre Arbeitgeber kennenzulernen.
Interaktion ist nicht einfach, und sie zugänglich zu machen bedeutet auch, ihre Formen zu vervielfachen.
Stellen Sie sicher, dass Menschen interagieren können
Bei einem Online-Recruiting-Event ist Interaktion der Schlüssel: Interaktion ist der wichtigste Aspekt, um zu verhindern, dass sich Ihr Online-Event wie ein YouTube-Video anfühlt. Eine Veranstaltung beinhaltet von Natur aus Interaktion, und bei einer Online-Veranstaltung ist es doppelt so wichtig, diese in den Vordergrund zu stellen, um den Leuten zu versichern, dass ihre Beteiligung immer noch ein wichtiger Bestandteil ist, um eine Veranstaltung dynamisch und interessant umzusetzen.
Aber Menschen haben immer ein unterschiedliches Maß an Komfort bei der Kommunikation, und diese Ebenen werden in der Online-Sphäre noch stärker voneinander abgegrenzt. Wir empfehlen, verschiedene Formen der Interaktion anzubieten, um dem Komfortniveau jedes Einzelnen gerecht zu werden. Manche Menschen bevorzugen textbasierte Kommunikation, entweder über eine Chat-Funktion oder sogar per E-Mail, während andere bereit sind, sich auf einen Videoanruf einzulassen. Manche werden Einzelgespräche bevorzugen, andere wiederum freuen sich über eine Gruppendiskussion.
Stellen Sie sicher, dass Sie verschiedene Formen der Interaktion zur Verfügung stellen. Ein guter Startpunkt wäre:
- Live Q&A: damit die Teilnehmer den Referenten Fragen stellen können, ohne den Fluss der Präsentation zu unterbrechen.
- Einzelgespräche: Teilnehmer und Arbeitgeber können sich zu einem kurzen Informationsgespräch treffen, um Fragen über den jeweils anderen zu beantworten und um zu sehen, ob man zueinander passt.
- Unterschiedliche Sitzungsformate: Einige Teilnehmer bevorzugen es, wenn ein Referent einen Vortrag hält. Andere bevorzugen eher einen Workshop-Stil. Eine gute Recruiting-Veranstaltung
- Stände von Unternehmen: Stände sind immer einer der beliebtesten Orte auf einer Offline-Karrieremesse, ein Stand, der von Vertretern eines Unternehmens besetzt ist, die Fragen beantworten und den Teilnehmern live Antworten auf mögliche Positionen geben können. Finden Sie einen Weg, diese Erfahrung in Ihrem Online-Event nachzustellen.
Merken: Interaktion ist nicht einfach, und sie zugänglich zu machen bedeutet auch, ihre Formen zu vervielfachen.
Q&A auf organisierte Weise einbinden
Die Teilnehmer müssen die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen. Jedoch ist es bei einer Online-Veranstaltung nicht so einfach, eine Frage zu stellen, indem man einfach die Hand hebt.
Denken Sie darüber nach, welche Art von Fragen und in welchen Formaten Ihr Publikum, Fragen stellen könnte. Handelt es sich um eine kurze Frage, die per Text übermittelt werden kann? Ist es eher eine komplexere Frage, die eine detaillierte Antwort fordert? Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Optionen in Betracht ziehen, wenn Sie erwägen, ein Q&A in Ihrer Veranstaltung anzubieten.
Es ist auch eine gute Idee, einige Q&A-Funktionen vor der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie wissen, welche Art von Fragen die Teilnehmer stellen werden, kann dies Ihren Rednern helfen, ihre Gespräche zu lenken und die Themen einzugrenzen, die sie interessieren. Das bedeutet auch, dass Sie die meisten allgemeinen Fragen bereits im Vorfeld beantworten können, so dass Zeit für interessantere und themenspezifische Fragen in der Sitzung selbst bleibt.
Schließlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr Q&A-Format den reibungslosen Ablauf der Sitzung nicht beeinträchtigt. Wenn Ihre Frage- und Antwortrunde textbasiert ist, sollten Ihr Sprecher und die anderen Teilnehmer in der Lage sein, die Fragen auf natürliche und einfache Weise zu analysieren, indem sie Fragen markieren, die bereits beantwortet wurden, und Fragen, die von besonderem Interesse sind, hochstufen. Wenn Ihre Frage- und Antwortrunde Teilnehmer einbezieht, die vor der Kamera sprechen, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Technologie eine Art Äquivalent zum "Hand heben" hat, damit die Konversation nicht entweder überwältigend laut oder unangenehm wird.
Merken: Wie bei der Interaktion im Allgemeinen sollten Sie mehrere Formen von Fragen und Antworten zur Verfügung stellen - auch einige im Voraus.
Bilden Sie Ihren eigenen Backstage-Raum
Gehen Sie im Backstage-Raum dieselben Fragen durch, die Sie auch bei einer Offline-Veranstaltung stellen würden: Brauchen Sie etwas für den bevorstehenden Vortrag? Haben Sie noch Fragen, bevor wir anfangen? Gibt es eine Möglichkeit, wie wir Sie unterstützen können? Geben Sie Ihrem Redner ein kurzes Update über alle neuen Informationen der Veranstaltung, das Publikum, die Plattform oder andere Punkte, die er/sie beachten muss. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich gemeinsam vorzubereiten.
Üben, üben, üben
Für jede Veranstaltung sollten Sie gut vorbereitet sein. Dies ist besonders wichtig bei einer Online-Veranstaltung, bei der es weniger Möglichkeiten gibt, von eventuellen Fehlern oder Stockungen Ihrerseits abzulenken. Online-Events sind noch relativ neu, was bedeutet, dass wir mit größerer Wahrscheinlichkeit härtere Kritiker sind, wenn wir an ihnen teilnehmen.
Daher sollten Sie und Ihr Team die Veranstaltung vor dem Event am Tag mehrmals durchspielen. Sie sollten mit der von Ihnen verwendeten Plattform vertraut und in der Lage sein, sich selbständig durch den Online-Bereich zu navigieren. Seien Sie auf eventuelle technische Ausfälle oder Probleme, die auftauchen könnten, vorbereitet. Sie sollten sicherstellen, dass jeder eine bestimmte Rolle hat, die er beherrscht, sei es die Vorstellung der Redner, die Vorbereitung des nächsten Redners, die Leitung der Teilnehmerchats oder die Bereitschaft, Fehler zu beheben, wenn und sobald Fehler auftreten.
Zum Üben gehört auch, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Zeitpläne luftdicht sind, dass der Tag reibungslos von einer Sitzung zur nächsten übergeht. Versuchen Sie, einen Durchlauf mit Ihrem Team zu machen, und stellen Sie sicher, dass Sie die Zeitabläufe in Ihren Onboarding-Sitzungen mit den Arbeitgebern, mit denen Sie arbeiten, üben.
Merken: Üben Sie alles rund um die Veranstaltung, von der Plattform bis zum Personal.
Make it easy for your audience to find you, and for you to find them, whenever a problem arises.
Präsent sein
Bei einer Online-Veranstaltung sind Sie und Ihr Team weniger sichtbar als bei einer Offline-Veranstaltung. Sie können keine Namensschilder oder Team-Shirts tragen, mit denen Sie leicht zu erkennen sind, wenn Sie gebraucht werden. Infolgedessen müssen Sie sich besonders anstrengen, um erreichbar zu sein. Bleiben Sie im Vorfeld der Veranstaltung in engem Kontakt mit Ihren Zuhörern, damit diese am Veranstaltungstag bereits wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie irgendwelche Probleme haben. Stellen Sie sicher, dass in jeder Sitzung ein Teammitglied entweder bereits im virtuellen Raum oder in unmittelbarer Nähe ist, falls eine Situation entsteht, in der Sie eingreifen müssen. Ob es sich um einen zu langsamen Q&A-Start, Plattform-Bugs oder sogar einen größeren Disput handelt, Ihr Team sollte bereits vor Ort sein, um die Veranstaltung wieder auf den richtigen Kurs zu bringen.
Stellen Sie sicher, dass sich diese Erreichbarkeit über Ihre gesamte Marke und Online-Präsenz erstreckt. Seien Sie kommunikativ und offen auf sozialen Medien, senden Sie häufige Updates und haben Sie einen leicht zu findenden FAQ- und Kontaktbereich auf Ihrer Veranstaltungsseite. Online-Events laufen Gefahr, gesichtslos zu sein: Stellen Sie sicher, dass das Gesicht Ihrer Veranstaltung leicht zu finden ist und stets lächelt.
Merken: Machen Sie es Ihrem Publikum leicht, Sie zu finden, und Ihnen, sie zu finden, wenn ein Problem auftritt
Aktiv und engagiert bleiben
Ein Online-Event hat ein schnelleres Tempo als ein Offline-Event. Das Internet ist eine Umgebung, in der Sie es sich nicht leisten können, den Ball fallen zu lassen. Ihr Publikum hat bereits viel mehr Ablenkungen als in einem Konferenzsaal, von Netflix und sozialen Medien bis hin zu ihrer eigenen Wohnung, und Sie müssen flotter und einnehmender sein, um ihre Aufmerksamkeit weiterhin zu genießen. Beschleunigen Sie Ihre Sitzungen ein wenig: Verzichten Sie auf langatmige Einführungen und stellen Sie sicher, dass Sie gleich zum entscheidenden Punkt kommen. Stellen Sie außerdem sicher, dass jede Sitzung zur geplanten Zeit beginnt, und zwar auf die Minute genau. Anders als bei einer Offline-Veranstaltung gibt es keine Entschuldigung für eine Verspätung bei einer Online-Veranstaltung, und minutenlang auf einen leeren Bildschirm zu starren, während man erwartet, etwas zu lernen, wird Ihr Publikum unruhig machen und einen schlechten Eindruck hinterlassen.
Das kann einschüchternd, aber auch aufregend sein. Bei einer Online-Veranstaltung gibt es weniger Höflichkeitsfloskeln und peinliche Einführungen. Das Tempo ist schneller. Sie können viel mehr erreichen, aber Sie sollten auf den Druck vorbereitet sein, der auf Sie zukommt. Gut, dass Sie so viel geübt haben!
Merken: Riskieren Sie nicht, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums durch verspätetes Eintreffen, langsame Einführungen oder Füllmaterial zu verlieren
.Halten Sie das Gespräch in Gang
Sobald jeder die Möglichkeit hat, zu interagieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Menschen ihre Interaktionsmöglichkeiten aktiv nutzen. Das bedeutet, dass Sie Räume schaffen müssen, in denen sich die Leute unterhalten und vernetzen können. Sie wollen nicht das Potenzial für Networking verlieren, das mit einem Offline-Raum einhergeht. Online-Networking ist möglich, aber es erfordert mehr Überlegung. Werden Sie Räume schaffen, in denen Ihre Teilnehmer miteinander sprechen können? Virtuelle Stände, um das Erlebnis einer Karrieremesse nachzuempfinden? Es gibt viele Möglichkeiten, und je mehr, desto besser: Stellen Sie nur sicher, dass Sie alles durchdacht und so zugänglich wie möglich gemacht haben.
Die Unterhaltung geht auch über Ihre Veranstaltung hinaus. Der Aufbau eines Publikums für eine Online-Veranstaltung ist kein Zuckerschlecken, und Sie wollen sich nicht die Mühe machen, ein Publikum aufzubauen, nur um es nach der Veranstaltung wieder zu verlieren. Bleiben Sie über soziale Medien, E-Mails, Newsletter etc. in Kontakt. Finden Sie reizfreie Wege, um sie an die Inhalte Ihrer Veranstaltung zu erinnern. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Aufbau (und Erhalt) eines Online-Publikums.
Merken: Schaffen Sie Räume, in denen Menschen miteinander reden können, und sorgen Sie dafür, dass sie auch weiterhin mit Ihnen interagieren.