Von Zeit zu Zeit von zu Hause aus zu arbeiten, ist in den meisten modernen Büros eine ziemlich übliche Tätigkeit. Einige Unternehmen bieten einen Tag pro Woche an, um von zu Hause aus zu arbeiten, während andere vielleicht flexibel sind, wenn man auf eine bestimmte Lieferung wartet oder einen Klempnernotfall hat. Aber was passiert in Situationen wie der, die wir heute während der COVID-19-Pandemie erleben, wenn ganze Firmen auf unbestimmte Zeit nach Hause geschickt werden?
Homeoffice ist ein Geschenk und ein Fluch. Es ist wunderbar, dass wir uns und unsere Kollegen in diesen unsicheren Zeiten schützen können, und - seien wir ehrlich - es macht Spaß, ein oder zwei Tage lang im Schlafanzug zu arbeiten und so laut zur Musik zu singen, wie man möchte. (Ganz zu schweigen von dem ständigen Zugang zu Snacks.) Allerdings gibt es auch all die Nachteile, die ein normales Homeoffice mit sich bringt, wie z. B. dass es schwieriger ist, sich selbst zu motivieren oder mit seinem Team zu kommunizieren. Für viele Menschen ist das Beste daran, jeden Tag zur Arbeit zu kommen, die Arbeitskollegen zu sehen. Wie können Sie die Energie und Begeisterung für Ihre Arbeit aufrechterhalten, wenn Sie Ihr Team vermissen?
Wir haben mit Yves Schleich gesprochen, dessen Software-Startup Lyska auf die Remote-Arbeit setzt und hat Tipps gesammelt, um uns zu berichten, wie wir aus der Ferne eine ebenso lebendige und dynamische Unternehmenskultur aufbauen können, wie wir sie aus dem Büro gewohnt sind. Außerdem haben wir ein paar unserer eigenen Ideen und Praktiken hier bei TalentSpace zusammengetragen.
Reden, reden, reden
Kommunikation ist, wenig überraschend, der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team und Ihre Kollegen genau wissen, was der Plan für die Fernarbeit ist. Wenn Sie unsicher sind, wie einige Dinge funktionieren werden, sollten sie das auch mit ihren Mitarbeitenden teilen.
Gehen Sie mit dem Gedanken in eine Gespräch, dass jeder gute Absichten hat. So können Sie die anschließende Kommunikation noch besser gestalten.
“Es ist wichtig, dass man nicht zu schüchtern ist", sagt Yves. Wenn man remote arbeitet, kann man nicht einfach bei jemandem vorbeischauen, um ihm eine Frage zu stellen. Deshalb ist es wichtig, dass man sich wohl fühlt, wenn man sich über Slack oder einen anderen Messenger austauscht, oder sogar bereit ist, schnell einen Videoanruf zu starten.
"Es ist auch ziemlich wichtig, immer zu denken, dass jeder sein Bestes gibt", sagt Yves. "Gehen Sie mit dem Gedanken, dass jeder gute Absichten hat, in ein Gespräch. So können Sie die anschließende Kommunikation noch besser gestalten."
Wie bei jeder professionellen Kommunikation sollten Sie darauf achten, Ihre Anrufe, Nachrichten und die darin getroffenen Entscheidungen zu verfolgen. Machen Sie sich in jeder Besprechung Notizen und sorgen Sie bestenfalls dafür, dass diese Notizen für interessierte Parteien zugänglich sind.
Während Sie sich an die Remote-Arbeit gewöhnen, werden Sie vielleicht feststellen, dass einige Aspekte des Ansatzes Ihres Unternehmens besser funktionieren als andere. Besonders in den ersten Wochen der Fernarbeit ist es wichtig, sich mit allen zu besprechen und herauszufinden, welche Prozesse effektiv sind und welche Sie nur ausbremsen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern und Kollegen die Möglichkeit, Feedback zu geben, sowohl durch die Schaffung einer Kultur, die offen und positiv gegenüber Feedback ist, als auch durch die Schaffung spezieller Feedback-Möglichkeiten.
Bei Lyska ist Feedback ein wichtiger Teil sowohl der größeren vierteljährlichen Interaktionen als auch des wöchentlichen Lebens. "Wir haben Feedback-Sitzungen, in denen jeder jedem anderen ein kurzes Feedback gibt, für fünf Minuten - wir nennen sie Speedbacks. Und dann haben wir Team-Retrospektiven. Dort können die Leute ihre Ideen, aber auch ihre Probleme einbringen. Denn hier stellen wir fest: "Oh, wir brauchen mehr Möglichkeiten, uns gegenseitig zu sehen, oder etwas funktioniert nicht."
Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge auf die richtige Weise
Der Aufbau der richtigen Sammlung von Tools ist ein wichtiger Teil des Lebens eines jeden Unternehmens, besonders wichtig ist er jedoch, wenn Sie remote arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie Tools haben, die Ihnen helfen, den Arbeitsfluss der nächsten Wochen zu visualisieren. Bringen Sie alle dazu, diese Benachrichtigungen einzuschalten. Wenn Sie über die Einführung eines neuen Tools nachdenken, überlegen Sie, ob dies der richtige Zeitpunkt ist: Sie sollten Stabilität und Programme bevorzugen, mit deren Verwendung die Mitarbeiter eher vertraut sind.
Die Remote-First-Kultur ist die Zukunft der Arbeit.
Jedes Unternehmen wird die Tools besitzen, die am besten zum Unternehmen passen, aber im Allgemeinen ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass Sie Projektmanagement und -planung (mit einem Tool wie Asana, Jira oder Monday.com), kollaborative Dokumente und Projekte (G-Suite, Conga oder eine gute Office Suite, die mit anderen verknüpft ist) und ein Messaging-System (Slack, Gchat oder Hangouts, Jostle und andere) berücksichtigt haben. Die Tools zu finden, die Sie verwenden möchten, ist aber nur der erste Schritt. Genauso wichtig ist es, vor allem in einem Büro mit Fernarbeit, diese Tools effektiv zu nutzen.
"Bei Lyska sagen wir, dass wir verschiedene Tools haben und jedes Tool seine eigenen Aufgaben hat", sagt Yves. "Das ist das Wichtigste, denn es muss eine Struktur geben, in der jeder weiß, welches Tool er für welche Aufgabe verwenden muss."
Yves erzählt uns zum Beispiel, dass sie bei Lyska Slack für eine einfache, direkte und schnelle Kommunikation verwenden. Aber sie sind strikt bei der Verwendung von Threads. "Die Nachricht sollte der Kontext sein, und der Thread ist dann die Diskussion", sagt Yves. "Das macht es einfacher, dass jeder schnell in eine Kommunikationsschleife einsteigen kann. Aber wenn das Hin- und Herschreiben zu viel wird, wechseln wir ziemlich schnell zu einem Videoanruf, denn die Mimik macht die Dinge klarer und man kann schneller sprechen als schreiben, also ist es produktiver."
Behalten Sie die Routine bei
Home-Office mag auf den ersten Blick friedlicher erscheinen als eine Büroumgebung: irgendwo, wo man die Atmosphäre kontrollieren kann, nicht durch Meetings gestört wird, an denen man nicht beteiligt ist, und von seiner Lieblingscouch aus arbeiten kann. Aber Yves warnt, dass man leicht abgelenkt wird, sobald man die Büroumgebung verlässt, durch eine Pflanze, die gegossen werden muss, oder einen Raum, der aufgeräumt werden muss. Das beste Gegenmittel ist, sich eine Routine zu erarbeiten.
Lassen Sie sich nicht ablenken von "Oh, cool, ich kann von meinem Garten aus arbeiten! Achten Sie auf Ihre Effizienz.
"Sie sollten Ihren Tag so planen, als würden Sie im Büro sitzen", sagt Yves. "Stehen Sie zu einer bestimmten Zeit auf, duschen Sie, bereiten Sie sich auf den Tag vor, frühstücken Sie, und beginnen Sie dann mit der Arbeit. Und machen Sie auch regelmäßig Ihre Pausen. Überanstrengen Sie sich nicht."
"Lassen Sie sich nicht von dem Gedanken ablenken: 'Oh, cool, ich kann von meinem Garten aus arbeiten!'", sagt er. "Ich meine, Sie können es tun! Aber Sie müssen Ihre Effizienz aufrechterhalten. Struktur ist der Schlüssel."
Berücksichtigen Sie Ihre Kultur
Die Unternehmenskultur ist einer der wichtigsten Bestandteile des Arbeitslebens. Sie macht einen großen Teil dessen aus, was neue Mitarbeiter anlockt, und einen noch größeren Teil dessen, warum Ihre Mitarbeiter bei Ihnen bleiben werden. Es ist unbestreitbar schwieriger, diese Kultur aufzubauen, wenn Ihr Team von Zuhause aus arbeitet, und Yves rät Unternehmen, zu akzeptieren, dass es Zeit brauchen wird.
"Eine Unternehmenskultur ist etwas, das wachsen muss, und gerade in Zeiten wie diesen ist das für größere Unternehmen schwer", sagt Yves. "Diese Unternehmenskultur von Anfang an zu haben, ist nicht immer realistisch, deshalb ist es wichtig, die Produktivität auf andere Weise hochzuhalten."
Dennoch ist es von großer Bedeutung, darüber nachzudenken, wie man den Teamgeist in einer entfernten Umgebung schaffen oder fördern kann. Bei Lyska sind virtuelle Zusammenkünfte eine großartige Möglichkeit, um alle in Kontakt zu halten und ihr Leben und ihre Persönlichkeit sowie ihre Arbeit zu teilen.
"Wir beginnen die Woche gemeinsam nicht mit dem Durchgehen von Tickets, sondern mit dem Okay Monday, bei dem wir für zwanzig Minuten einchecken", sagt Yves. "Ursprünglich hieß es Happy Mondays, aber wir haben erkannt, dass nicht jeder jeden Tag glücklich sein muss, es kann auch sein, dass sich jemand einfach nur okay fühlt! Wir gehen durch das Team und jeder sagt, wie er sich fühlt, ob es wichtige Neuigkeiten für die Woche gibt oder einfach nur etwas, das gerade passiert. Und dann gibt es noch eine lustige, beliebige Frage zum Abschluss."
Lyska nutzt auch andere virtuelle Zusammenkünfte, wie z. B. ein virtuelles Kaffeetreffen am Mittwoch. "Das ist einfach ein Termin, den wir in unserem Kalender haben. Dann poppt er auf und wer mitmachen will, kann mitmachen." Und natürlich lebt das "Bierchen" auch in der Ferne weiter: Jeden Freitagnachmittag gibt es bei Lyska virtuelle Biere.
Sie können auch im Team-Slack kreativ werden. Versuchen Sie, alle einzuladen, Fotos von ihrem Arbeitsbereich im Home Office zu teilen, oder ein wöchentliches Online-Spiel mit einem kleinen Preis zu organisieren. Probieren Sie für den Anfang das Wiki-Spiel aus!
Konzentrieren Sie sich auf die guten Seiten
Wir leben in prekären und unsicheren Zeiten, und es ist leicht, sich von der Angst vor der Heimarbeit überwältigen zu lassen. Da sich so vieles so schnell ändert, ist für uns frustrierend, dass sich auch unsere Jobs ändern müssen ist noch frustrierender.
Aber es gibt tatsächlich eine ganze Reihe von Vorteilen für die Arbeit im Home Office. Es ist gut für die Umwelt, da weniger Menschen pendeln. Es ist gut, wenn Sie Ihr Team hin und wieder auf die Probe stellen und neue Wege finden, um Ihre Flexibilität und Produktivität zu stärken. Es bedeutet, dass Sie mehr Zeit mit Ihrer Familie verbringen können und weniger Zeit mit dem Pendeln verbringen müssen - einer der Kernwerte von Lyska. Und wenn Sie sich dafür entscheiden, bei der Remote-Arbeit zu bleiben, ist das ein großartiger Impuls für die Einstellung neuer Talente, da Sie nicht mehr an den Standort gebunden sind.
"Ich definiere eine Remote-First-Kultur als die Zukunft der Arbeit", sagt Yves.
Es liegt an uns, wie diese Zukunft aussieht. Von zu Hause aus zu arbeiten, muss nicht bedeuten, allein zu arbeiten. Indem wir kommunikativ, fokussiert, flexibel und mit Spaß bei der Sache bleiben, können wir unsere Zukunft zu einer strahlenden machen.